De 80/20-regel en haar impact op Resource planning

De ‘80/20-regel’ is het principe waar bij 80% van de omzet van 20% van uw klanten komt. Deze regel kunnen we echter terug vinden in ontzettend veel aspecten van uw bedrijf. Denk bijvoorbeeld maar aan de productiviteit van uw werknemers (20% doet 80% van het werk) of het overschrijden van het algemene budget (20% van de opdrachten veroorzaken 80% van de budgetoverschrijding). Wordt er met deze optiek naar verschillende data binnen het bedrijf gekeken dan zal opvallen dat we de regel bijzonder vaak terug zien.

 

Zo kunnen we dit principe ook toepassen in de tijds- en capaciteitsmanagement van een bedrijf. Zo zal na onderzoek al gauw blijken dat tachtig procent van het werk op een dag gedaan wordt in twintig procent van de tijd. Of dat tachtig procent van de te besteden capaciteit naar twintig procent van de opdrachten gaat.

 

Met deze regel in het achterhoofd kunnen we op een andere manier naar onze projectmanagement en resourceplanning kijken. Wanneer we onthouden dat niet alle taken of projecten ‘gelijk’ zijn, kunnen we onze planning hier op aanpassen. Wanneer we weten dat slechts een klein deel van onze capaciteit een groot deel van het werk doet, kunnen we ons focussen op het juist plannen van dit specifiek groepje resources. Een planningsprogramma als Visibox kan de juiste ondersteuning bieden bij het correct inplannen van de capaciteit van uw onderneming.

 

Het is belangrijk om de tijd te nemen en te onderzoeken hoe deze regel zijn toepassing vindt in uw organisatie. Zoals gezegd kunnen we binnen resource-, tijds- en capaciteitsplanning bijvoorbeeld ontdekken welke 20% van de taken het meeste van onze resources vragen, maar ook kunnen we de regel bínnen deze kleinere groep nógmaals toepassen. Zo zoomen we als het ware in op de écht zware taken, die we vervolgens doormiddel van strategische capaciteitsplanning wellicht opnieuw kunnen structureren om zo de efficiency van de taken en de organisatie in zijn geheel te vergroten.